關于中小企業信息化實施
------用好(hǎo)進(jìn)銷存軟件的幾點分析
中小企業的信息化現狀：最近接觸了許多中小企業的總經(jīng)理以及公司高管，溝通中小企業在信息化方面(miàn)的問題，特别是商貿代理型企業的進(jìn)銷存、往來管理方面(miàn)的問題。其實市面(miàn)大部分中小企業沒(méi)有管好(hǎo)自己的進(jìn)銷存，也沒(méi)有一個完善的财務管控體系。大部分中小企業的管理者都(dōu)認爲： 不上進(jìn)銷存軟件的時候，覺得上完進(jìn)銷存軟件管理就好(hǎo)了，上完軟件之後(hòu)，發(fā)現企業管理依然沒(méi)有好(hǎo)，說不準，反而比之前更亂了。之前手工帳，一切都(dōu)是輕車熟路，甚至有些中小企業手工帳都(dōu)不做，或者準确來說是做不清楚。有一部分中小企業管理者因爲受教育經(jīng)曆或者閱曆的影響，認爲都(dōu)是一家人（中小企業大部分是自己一家人聚在一起(qǐ)做生意，七大姑、八大姨、小舅子等）在一起(qǐ)做事(shì)情，根本不用做賬，發(fā)了多少貨，賺了多少錢，自己心中有數就可以了，錢都(dōu)在兜裡(lǐ)，肉爛在自己鍋裡(lǐ)，羊毛出在羊身上；還(hái)有一部分企業，目前行業相對(duì)賺錢容易、利潤高，所以也就不會在節流上多下功夫，企業管理上睜隻眼閉隻眼。所以總體來說：大部分中小商貿流通企業連庫存、應收款和現金銀行都(dōu)管理不清楚，更不用談數據分析、報表分析那些了。商貿流通企業管理最重要的幾個環節都(dōu)處理不好(hǎo)，你又怎麼(me)長(cháng)遠發(fā)展？受中國(guó)經(jīng)濟普遍環境的影響，短時間繁榮可能(néng)沒(méi)問題，但是短期的繁榮代表不了長(cháng)遠的發(fā)展。賺點小錢，短期盈利肯定沒(méi)太大問題，但是不長(cháng)遠，跟競争對(duì)手的差距會越拉越大。怎麼(me)去和對(duì)手搶客源、做競争、做市場？
社會上的中小企業大緻分爲三大類：有的企業是沒(méi)有信息化意識，一直手工做賬，甚至不做賬，沒(méi)制度、不管理；有的企業是有信息化意識，也購買了軟件，但是用著(zhe)10年前的單機版軟件一直勉強維持管理。版本不适合、用戶數不夠或者沒(méi)有公司相匹配的管理制度、管理流程輔助信息化建設，使用效果不理想，管理效果不明顯；當然也有少部分企業在信息化建設上，跟著(zhe)信息化提供商、軟件産品服務商的步伐，一路向(xiàng)前。不斷吸收新的信息化思路。不斷升級新的軟件産品，不斷參加一些企業信息化的培訓，不斷修正公司的管理制度和管理流程，把人、财、物、公司制度、公司流程、崗位職責等和信息化有機結合起(qǐ)來，提高公司整體辦事(shì)效率和管理水平。
了解到中小商貿流通企業管理中的那麼(me)多問題，加上自己做企業信息化也10年多了，所以整理一些思路給大家分享出來。以便幫助更多的企業家朋友和高管，幫助管理好(hǎo)企業，提升一些工作效率和管理水品。
用軟件之前，我們要認識到企業信息化建設工程中的一些誤區：
一、 有人認爲，企業信息化可以一步到位，一蹴而就。其實它是有始無終的，信息化隻有起(qǐ)點，沒(méi)有終點。除非企業倒閉，否則企業信息化建設一旦開(kāi)始沒(méi)有終點。有人認爲企業信息化建設隻是＂開(kāi)頭難＂，期初建賬難，建好(hǎo)帳之後(hòu)就容易了。其實，建賬難，堅持做賬更難。俗話說：“打江山容易，守江山難”。期初建賬就像交警隊制定了相關守則法規，但是沒(méi)有電子眼、沒(méi)有執勤警察一樣(yàng)，很難落實到位。建賬隻是萬丈高樓的地基而已。企業信息化具有持續變革的特點，沒(méi)有哪家企業成(chéng)功的信息化經(jīng)驗可以拿來就用。它始終是艱難中摸索前行的。
二、 有人認爲，企業信息化工程是“一把手”工程。事(shì)實上，它是“一把手＋CIO＋全員工程”。它的實施涉及到企業内的各個部門和全體員工，并引起(qǐ)日常業務流程甚至是組織結構的改變。有的企業片面(miàn)強調硬件投入，忽視組織變革和環境建設，忽視員工整體能(néng)力的提升，或者過(guò)度依賴某一個人和某一個部門，沒(méi)有形成(chéng)整體的協同效應；有的企業重視一次性資金投入，忽視對(duì)信息化項目的持續改進(jìn)。
三、 有人認爲“不上信息化是等死，上信息化是找死” 。這(zhè)是一種(zhǒng)悲觀的論調，我們有必要樹立正确的企業信息化建設理念，糾正信息化建設中的錯誤思想，不斷將(jiāng)企業信息化建設導向(xiàng)正确的軌道(dào)。
四、 信息化建設應該一步到位，一氣呵成(chéng)。其實企業信息化是一個系統工程，每前進(jìn)一步都(dōu)要考慮信息化軟件是否與公司發(fā)展相匹配？企業發(fā)展和孩子成(chéng)長(cháng)是一樣(yàng)的道(dào)理。就跟孩子買衣服一樣(yàng)的，你必須根據孩子成(chéng)長(cháng)情況去購買合适孩子年齡段的衣服，不能(néng)把孩子從3-20歲的衣服一次性全部買了，也不能(néng)三歲的孩子就買 适合20歲青年的衣服。
五、 信息化建設的不成(chéng)功歸咎于一把手的不重視，或者一味的求價格低廉。老闆每天都(dōu)那麼(me)忙，時間很少。哪有那麼(me)多時間盯著(zhe)企業信息化，隻能(néng)自己重視，授權給一個比較得力的員工去具體實施、負責。老闆重視與否，一看在企業信息化上舍得的投入，另外就是願意在企業信息化上的精力投入。在軟件的實際采購中，價格是考慮的一個重要因素之一。花少量的錢辦最多的事(shì)也值得投入的，能(néng)降低一點投入就降低投入，能(néng)省則省，企業賺錢不易。但是也不能(néng)用達不到管理需求、降低版本、降低用戶數、降低服務來換取低價。所以，适當投入價格壓低是可取的，不過(guò)要遵循：能(néng)省則省，該花必須得花，企業管理是需要付出代價的。
六、 信息化軟件實施的不成(chéng)功歸咎于職工不積極參與。員工參與是用好(hǎo)軟件，實現信息化管理的充分必要條件，但是并不是唯一條件。員工參與與否，關鍵看你公司的管理。就像上班作息時間制度出來了。員工能(néng)不遵守嗎？主要看是否信息化有匹配的制度和流程。
七、 上了信息化軟件系統，所有問題就都(dōu)解決了，管理就規範了。就像娶到媳婦就一定有孩子嗎？上了信息化軟件，萬裡(lǐ)長(cháng)征走了第一步，是否用好(hǎo)，有很多因素決定，這(zhè)裡(lǐ)不重複。
八、 信息化的結果隻是使工作效率更高、企業用人更少，甚至可以解雇部分員工。上了軟件，實現信息化管理，是能(néng)提高工作效率，但是并不見得，軟件可以代替人，軟件隻是一個工具，能(néng)否用好(hǎo)工具和人息息相關。用好(hǎo)了軟件，可以解放出一部分從事(shì)重複繁瑣工作的員工，讓這(zhè)些員工把時間放在更有價值的一些事(shì)情上，比如維護客情關系、比如拓展市場、比如開(kāi)展其他營銷方式等。
做這(zhè)麼(me)多年的進(jìn)銷存軟件以及企業信息化這(zhè)一塊，總結了一些誤區，也有一些經(jīng)驗。下面(miàn)給大家分享一下，關于企業信息化----如何運用好(hǎo)進(jìn)銷存軟件管理好(hǎo)公司的庫存、應收款等，
用好(hǎo)進(jìn)銷存軟件的幾大階段：
一、 軟件和服務商選型階段
二、 軟件上線準備、基本信息、期初數據錄入階段
三、 日常業務處理階段
四、 數據分析、報表分析階段
第一階段：要用好(hǎo)進(jìn)銷存軟件，首先必須選擇适合公司目前需求的軟件品牌、軟件版本、用戶數（許可數）。
需要管理到什麼(me)程度就購買對(duì)應的軟件版本、用戶數。市面(miàn)目前主流進(jìn)銷存軟件有通用的管家婆輝煌系列、分銷ERP系列、用友T1商貿寶系列、金蝶KIS商貿版等，如果是行業特性特别強的企業，還(hái)需要注意行業匹配性，比如手機行業的串号，電腦行業的主機編号，服裝行業的顔色尺碼，食品行業的保質期、近效期，零售行業的條碼運用，珠寶行業的證書号以及醫藥行業的GSP等。選擇軟件的标準是：既滿足目前的需求，又留有一定的擴展空間，預留1-3個許可或者用戶數（管家婆叫(jiào)用戶數，用友、金蝶叫(jiào)許可）。就是既滿足目前需求，未來又有一定擴展性的，比如同品牌不同系列、不同版本之間補差價升級，比如增加用戶數、授權許可，比如數據無縫平滑升級等。不要一次性貪多圖全。購買功能(néng)太多的軟件，也不要購買小品牌、價格低的軟件。因爲購買軟件功能(néng)太多，證明會增加操作上的難度，難上手。功能(néng)太多，前期投入就大，但是很多功能(néng)卻不實用或者不會用，造成(chéng)浪費。小品牌、價格低，很可能(néng)穩定性、安全性方面(miàn)稍微差一些，服務方面(miàn)及時性、有效性、服務能(néng)力差一些。并且目前可以滿足你的需求，但是你的企業是不斷擴張和發(fā)展的，如果當你企業規模大了、需求複雜了。當初的小軟件滿足不了你需求的時候，小牌軟件廠商沒(méi)有大型信息化解決方案提供給你。你隻有換一個大品牌軟件使用。換品牌就意味著(zhe)你之前購買的軟件隻有閑置不用，浪費了。之前的軟件哪怕是200元人民币買來的也是浪費！還(hái)有更麻煩的事(shì)情在後(hòu)面(miàn)，因爲換軟件品牌，一般不支持數據平滑無縫升級，很有可能(néng)，你要重新建立基本信息，期初數據等繁瑣的工作，新舊軟件數據切換期間，肯定影響你企業的正常營業。所以建議選擇一個大品牌軟件廠商。他們有低端、中高端、大型企業運用的全套信息化軟件，既可以滿足目前需求，也有産品滿足你未來的需求。盡量選一些可以無縫升級，擴展站點、用戶數簡單的軟件品牌。建議品牌：管家婆、用友、金蝶和其他行業系列。如售樓管理的明源，服裝管理的伏羲、麗晶、百盛，OA辦公的任我行協同CRM、金和、泛微、藍淩、通達、緻遠等。
選好(hǎo)合适企業發(fā)展的進(jìn)銷存軟件品牌之後(hòu)，接下來第二步就是尋找一家公司資質好(hǎo)、整合資源強、服務響應快、售後(hòu)團隊人員多、售後(hòu)服務流程完善的本地企業作爲軟件服務商。
爲何服務那麼(me)重要？軟件開(kāi)發(fā)技術的突飛猛進(jìn)，今天的“軟件技術”，再也不是高科技産品了。它既是前沿基礎基礎性信息技術研發(fā)，也有成(chéng)熟的軟件技術運用。所以今天軟件産品服務商的競争主要是服務的競争，軟件服務商的選擇就主要在資質和服務上，一看這(zhè)家公司有多少資質，多少授權，屬于代理？經(jīng)銷商？核心的？鑽石的？鉑金的？授權區域？獨家授權？這(zhè)個可以代表是否渠道(dào)正規、貨源正規。也可以代表廠家對(duì)它的支持力度以及資源的整合力度，更可以代表這(zhè)家公司在廠商系統裡(lǐ)面(miàn)說話分量、所占的角色。二看這(zhè)家公司的服務實施能(néng)力。比如有多少售後(hòu)服務人員，比如具體熱線解答有幾個？遠程服務有幾個？上門服務有幾個？實施服務有幾個？有資質的初級、中級、高級技術工程師多少？日常專職培訓有幾個？有多少服務人員意味著(zhe)按照正常的服務量，一年可以服務多少家企業。
第二階段就是軟件上線前的準備、基本信息、期初數據
首先，軟件上線前，必須準備好(hǎo)相關的硬件環境、網絡環境。部署好(hǎo)服務器，有條件的企業建議購置專業的服務器，沒(méi)條件的也建議購置一個配置偏好(hǎo)的PC機做專用服務器，除軟件技術人員必要的軟件爲戶外，禁止其他一切人員使用，否則穩定性會很差，容易中毒、緩存垃圾文件等。專業的服務器價格在7K到3W不等。推薦品牌有IBM、戴爾、惠普、聯想萬全等。用戶數多的企業可以考慮托管在電信機房或者租用服務器，畢竟電信機房作爲國(guó)家通信、通訊中心樞紐，硬件防水牆、軟件防火牆都(dōu)是國(guó)際上一流的配置，100M光纖共享，網速很穩定，雙電雙網，不會斷電斷網，全天候警衛24小時值班，不需要專人維護。當然有條件的企業也可以選擇辦公室入駐10M光纖獨享，如果實在沒(méi)光纖，至少也得正常網速的6-8M ADSL寬帶。但是人力成(chéng)本會很高，需要自己有一個專人維護，穩定性偏差。服務器操作系統，建議是windows2003，服務器的數據庫，可以分爲SQL2000，SQL2005，SQL2008等，看軟件需要而定。
準備好(hǎo)軟件環境、操作系統、數據庫後(hòu)，接下來第二步就是建立基本信息。建立基本信息也很關鍵，就像蓋房子打地基一樣(yàng)重要。地基打得好(hǎo)壞，決定你的樓層能(néng)蓋多少層？一個企業的進(jìn)銷存軟件運用好(hǎo)與否。基本信息的建立起(qǐ)到至關重要的作用。市面(miàn)大部分的進(jìn)銷存軟件的産品、客戶、供應商信息都(dōu)是采用樹形分類，所以，分類的合理與否就涉及到後(hòu)面(miàn)需要的報表能(néng)否出得來。另外，基本信息建立必須遵循五個原則：1、統一的編号規則；2、統一的命名規則；3、産品名稱、客戶名稱必須完整唯一。4、專人負責在統一編号、命名規則下建立完整的産品名稱、客戶名稱。堅決不允許出現客戶簡稱、産品簡稱的情況出現。5、産品類别可以簡稱，産品名稱必須是細化到最小的單元格。比如電腦，建議直接命名爲：聯想電腦揚天系列T4900DI54G500G1G獨顯DVD刻錄。公式=品牌+産品+系列+具體型号、配置。這(zhè)樣(yàng)的命名方式可以避免産品名稱重複、不唯一，帶來庫存管理的混亂。客戶公司命名就堅持全名。比如：昆明威豪計算機有限公司，就必須命名爲全名。避免昆明威豪，威豪計算機、威豪公司、威豪軟件、威豪計算機公司等簡稱。否則，你的應收款管理很混亂，你會發(fā)現，昆明威豪賬上挂著(zhe)一筆應收，威豪計算機賬上也有應收，威豪軟件上也有應收，你怎麼(me)管得清楚到底總的有多少應收呢。
公司現金銀行要管理清楚，期初公司的銀行賬戶和老闆、法人的私人賬戶必須分開(kāi)。否則，老闆要用錢直接就從公司賬戶裡(lǐ)面(miàn)支取，客戶什麼(me)時候打款過(guò)來也不清楚。現金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老闆的錢，從規範的财務角度講，就算老闆要用公司裡(lǐ)面(miàn)的錢，也得有憑證才從财務處支取，這(zhè)樣(yàng)，出納的現金、銀行日記賬才會清晰明了。
選擇好(hǎo)了軟件産品和軟件服務商，建立好(hǎo)基本信息，接下來，第三步就是錄入期初數據。比如期初庫存商品、期初應收、期初現金銀行等。錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過(guò)程，隻有把期初的數據盡可能(néng)的盤點清楚，後(hòu)面(miàn)公司管理越容易理順。如果期初不準，後(hòu)期的數據分析、報表查詢就沒(méi)有多大作用和意義了，因爲期初數據不準，過(guò)程管理得再好(hǎo)，最後(hòu)的數據也不準。必須在業務過(guò)程中逐步去調整數據，把軟件的賬面(miàn)庫存和倉庫的實物庫存盤點核對(duì)清楚。通過(guò)庫存管理的報損、報溢來調整庫存。再把往來核對(duì)清楚、管理好(hǎo)應收應付、現金銀行等。
第三階段是日常業務的處理
日常業務處理注意幾點就可以：
一、管庫存的，不管開(kāi)進(jìn)、出庫單，管理庫存的人，隻需要管好(hǎo)庫存商品數量，不能(néng)自己去做單子。倉庫隻需确保庫存商品不被(bèi)偷、被(bèi)盜、水淹，确保實物入庫數量、型号和入庫單數量、型号一緻，确保出庫數量、型号和出庫單一緻。發(fā)貨、配貨必須見單照單執行，準确無誤的發(fā)貨、配貨。進(jìn)貨和銷售必須分開(kāi)，專人負責。建議一人開(kāi)采購單，一人審核、一人過(guò)賬；一人開(kāi)銷售單，一人審核、一人過(guò)賬；人手不夠的情況也可以一人開(kāi)單，另外一人審核兼顧過(guò)賬。至少保障進(jìn)貨有人負責、銷售有人負責、倉庫有人負責。各司其責，在自己崗位權限範圍内工作。分工合作。
二、 管理往來的，負責把每一筆款項找到對(duì)應的出入庫單據，及時準确的勾兌，管理好(hǎo)客戶的信用額度、信用周期，統計出超期應收，簡單的做一些賬齡分析，資金周轉率等分析。
三、 所有采購類、銷售類、庫存類、費用類、收入支出類單據快速及時準确的錄入系統并審核過(guò)賬，當日事(shì)，當日畢。杜絕業務有單不錄，有單不審，有審核過(guò)的單子不及時過(guò)賬、錄單不準确、錄單不及時，隻有這(zhè)些情況杜絕了，才能(néng)确保數據準确，報表無誤，數據報表分析可以幫助企業制定更細更好(hǎo)的營銷政策、銷售方法、内控體系等。
四、 費用的明細科目盡量建立完善，方便後(hòu)期的财務費用核算，更好(hǎo)的做财務預算，節省開(kāi)支，把每一筆費用花在最有價值的地方。一般可以核算到部門、職員、單位。
第四階段就是報表查詢、數據統計以及分析階段
進(jìn)銷存軟件除了錄入簡單的基礎數據以及日常幾張常用單據以外，别的什麼(me)都(dōu)不用做，放心等待報表結果，可以确保報表數據及時準确的呈現給需要數據分析的領導。爲企業的發(fā)展提供數據支持，提供參考建議。這(zhè)就是進(jìn)銷存軟件具有的使用效果，用戶無須操心裡(lǐ)面(miàn)複雜的統計公式，無須再拿著(zhe)計算器或者算盤加加減減，隻要通過(guò)單據形式把該錄入到軟件裡(lǐ)的數據都(dōu)正常錄入後(hòu)，軟件就會自動進(jìn)行運算，快速地給用戶展現一目了然的多維度、多角度的業務報表和财務報表。
讓日常工作的分工更加清晰和科學(xué)，采用進(jìn)銷存網版版軟件，可以讓銷售人員，采購人員，财務人員，倉管人員等多種(zhǒng)角色都(dōu)參與到軟件的管理中來，銷售人員隻負責貨品銷售方面(miàn)的工作，采購人員隻負責貨品采購的工作，财務人員專門記錄财務收支和進(jìn)行帳戶管理，倉管人員專門進(jìn)行貨品管理，多種(zhǒng)的角色和分工讓企業日常的工作能(néng)夠快速地落實到個人上，每人都(dōu)可以方便地完成(chéng)自己的工作，減少互相之間的牽連和等待，從而大大提高了企業内部的運作效率
綜上，軟件運用的好(hǎo)壞。20%取決于軟件版本、功能(néng)、品牌是否選對(duì)，30%取決于軟件服務商的服務能(néng)力以及提供的服務質量，剩下的50%就取決于客戶公司的管理制度、業務流程、崗位是否清晰、權責分工明細、老闆的重視程度、員工質量以及員工對(duì)軟件的配合度和公司是否有一整套的信息化運用标準、方案。軟件品牌選好(hǎo)了，軟件服務商選擇好(hǎo)了，剩下來的就是配合公司管理制度、業務流程、全體員工配合、各自在自己的操作權限範圍内做好(hǎo)自己分内的事(shì)、持之以恒的做下去。随著(zhe)公司管理制度、業務流程的變化及時調整、完善信息化的方案。
隻有這(zhè)樣(yàng)，軟件才會充分發(fā)揮它應有的價值。軟件本身就是一個工具，就像一把斧頭一樣(yàng)，有人用來砍樹，有人用來砍草。一把絕世好(hǎo)劍在普通人手裡(lǐ)也沒(méi)有多少威力。在武林高手手上，花草樹葉都(dōu)是絕好(hǎo)的暗器。武器随手可得，信手拈來都(dōu)是厲害的武器。所以，軟件本身無好(hǎo)壞，關鍵看是否适合你企業目前發(fā)展階段，是否吻合你的企業發(fā)展需求。隻有不斷在企業信息化這(zhè)條道(dào)路上問道(dào)，才會日益精進(jìn)，找到一條适合自身企業發(fā)展的信息化方案。
最後(hòu)，祝願所有的企業家們早日實現企業信息化，管好(hǎo)業務，管好(hǎo)進(jìn)銷存，做到局外管理，每周隻到公司一天，做局外管理企業家，有更多時間做自己喜歡的事(shì)情，有更多的時間陪老婆孩子、父母兄弟、三親六戚。做到事(shì)業成(chéng)功，人生成(chéng)功！！
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